A guarda de documentos importantes como certidões, registros, boletos, exames, entre outros, requer cuidado e organização. Em casa, essa tarefa pode até ser fácil. Mas, imagina ter de organizar com critério e técnica especializada uma sala com diversos arquivos históricos do Estado.

Diante de um acervo contendo quase 200 mil documentos, a Secretaria de Estado de Gestão e Recursos Humanos (Seger), por meio da Gerência de Patrimônio Estadual (Gepae), teve uma iniciativa interessante: firmou uma parceria com a coordenação do curso de Arquivologia da Ufes, viabilizando a atividade como uma disciplina prática da grade curricular dos alunos.

De setembro a novembro deste ano, os futuros arquivistas compareceram ao acervo da secretaria e nesta 1ª etapa movimentaram aproximadamente 200 dossiês de um total de quase 3.000, contendo processos e documentos de imóveis de todo o Estado. A atividade envolveu triagem, identificação, catalogação, inventário e digitalização dos documentos.

“Esta parceria proporciona benefícios tanto para o Estado, com a organização especializada do acervo documental, como para os estudantes da universidade, ao vivenciarem a prática de uma atividade ligada à graduação. Tudo isso sem dispêndio financeiro entre os entes públicos. Esse tipo de iniciativa, com inovação e custo reduzido, se faz cada vez mais necessária, sendo este o modelo que entendemos que a Gestão Pública precisa”, pontuou a secretária da Seger, Dayse Lemos.

O grupo, formado por 19 alunos dos 6º e 7º períodos de Arquivologia, encerrará sua participação nesta 1ª etapa no dia 07 de dezembro. A previsão é que a cada semestre uma nova turma de estudantes dê continuidade à demanda, até a conclusão da parceria.

Dentre os benefícios da organização do acervo documental estão a facilidade e o dinamismo na consulta dos documentos, a preservação da memória-técnica documental, a desocupação de espaço físico, o alcance de um Governo Digital e, sobretudo, a redução de custos significativos para o Estado e a colaboração na formação de futuros profissionais para o mercado de trabalho. A parceria conta com o apoio do Arquivo Público do Estado.