Registro de uma Empresa

Além dos procedimentos básicos para constituição da empresa, dependendo do seu ramo de atividades, pode surgir a necessidade de serem cumpridos alguns procedimentos específicos, como a obrigação de providenciar outros "alvarás", "licenças", "registros", "inspeções", "livros" ou "documentos" em diversos órgãos como secretarias, departamentos, delegacias, institutos, etc.

Registro setores de indústria e comércio

1º Passo - Consulta prévia de Local para fins de Alvará de Funcionamento

É uma consulta inicial às entidades envolvidas no processo de registro de empresa para verificar se existem pendências ou restrições que impeçam a constituição da empresa no endereço pretendido. Verifica-se se a atividade pretendida é compatível com a lei de zoneamento. O interessado deve fornecer endereço e a atividade empresarial para análise da administração regional ou prefeitura municipal. Para isso, é preciso observar:

  • Inscrição cadastral anterior do imóvel, constante no carnê do IPTU ou em outro documento municipal.
  • Endereço oficial completo, constante no carnê do IPTU ou em outro documento municipal.
  • Metragem aproximada da área a ser utilizada.
  • Nome da firma ou de um dos sócios ou do requerente, quando autônomo.
  • Descrição detalhada do ramo de atividade.
  • Habite-se do imóvel.

Obs: No Distrito Federal não se faz necessário apresentar documento do imóvel, bastando apresentar o endereço do local pretendido.

2º Passo - Busca de nome empresarial idêntico ou semelhante

Por lei, não podem haver duas empresas com nomes idênticos no mesmo ramo de atividade dentro do Estado.

Para a consulta prévia do nome escolha até 03 (três) nomes alternativos e verifique no órgão competente (Junta Comercial ou Cartório de Registro Civil das Pessoas Jurídicas) se você poderá utilizar o nome que deseja.

É importante destacar que o registro de nome não garante o direito de uso da marca. A marca para ter amparo legal deverá ser registrada pelo Instituto Nacional da Propriedade Industrial.

3º Passo - Registro da empresa e proteção ao nome empresarial

Com o nome da empresa e o endereço aprovados, procede-se à proteção ao nome empresarial, que decorre automaticamente do arquivamento dos atos constitutivos de firma empresário (antiga firma individual) e de sociedades, ou de suas alterações, tendo validade em todo o território do Estado, sem pagamento de taxa específica.

Requerimento de empresário - antiga declaração de firma mercantil individual:

  • Requerimento da junta comercial - Capa de Processo
  • 04 vias requerimento de empresário
  • CPF e Carteira de Identidade do titular, autenticada pelo cartório
  • DARF em 02 vias

OBS.: Se for enquadrar como ME ou EPP, apresentar 03 vias da declaração de ME ou EPP, assinadas pelo titular, em capa processo separado.

4º Passo - Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica - CNPJ (antigo CGC) e Secretaria da Receita Federal (SRF).

A inscrição, alteração de dados cadastrais e o cancelamento no CNPJ serão formalizados por meio do Documento Básico de Entrada do CNPJ, da Ficha Cadastral da Pessoa Jurídica (FCPJ), do Quadro de Sócios ou Administradores (QSA), e da Ficha Complementar (FC), os quais poderão ser preenchidos através de software fornecido pelo site Secretaria da Receita Federal.

A Ficha Complementar não deverá ser preenchida a não ser que o Estado ou Município jurisdicionante do seu domicílio fiscal for conveniado ao CNPJ.

Não será emitido cartão CNPJ, inclusive em substituição ao antigo cartão CGC, caso haja:

  • Ausência do código da CNAE-Fiscal (Classificação Nacional de Atividades Econômicas - Fiscal).
  • Sócios ou responsável da pessoa jurídica com inscrição cancelada ou inexistente no CPF.
  • Sócio ou responsável de pessoa jurídica vinculados à empresa inapta ou suspensa no CNPJ.
  • Omissão de declaração(ões) DIPJ (Declaração de Informações da Pessoa Jurídica).

Nota: A CNAE-Fiscal de 07 dígitos codifica todas as atividades classificadas pelo Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), e substitui o CNAE de 05 dígitos. É de preenchimento obrigatório na FCPJ, para os eventos de inscrição. Também é obrigatória a atualização da informação da classificação, caso ainda não conste dos dados cadastrais da pessoa jurídica no CNPJ.

Documentação necessária:

  • O interessado deverá preencher o FCPJ e QSA (caso tenha sócios) disponível através do programa CNPJ e enviar a Receita Federal pela internet. Neste momento será gravado um recibo no disquete que contém um número de identificação no qual o interessado deverá consultar periodicamente no site da Receita Federal e aguardar que a mesma libere (via Internet) o Documento Básico de Entrada no CNPJ.
  • Documentos a serem entregues na Receita Federal para solicitação do CNPJ podem ser enviados por Sedex ou também pode ser entregue no prédio da Receita Federal em um envelope lacrado.
  • Documento Básico de Entrada no CNPJ em 1 via com firma reconhecida do responsável perante a Receita Federal.
  • Cópia autenticada do ato constitutivo (Contrato Social ou Requerimento de Empresário) registrado na Junta Comercial.
  • Cópia autenticada do Pedido de Enquadramento de ME ou EPP (só para Microempresa ou Empresa de Pequeno Porte).
  • Após o envio por Sedex ou entrega pessoal no prédio da Receita Federal, fazer consultas periódicas no site da Receita Federal para verificar o deferimento do pedido e a emissão do Comprovante de Inscrição no CNPJ.

5º Passo - Alvará de Licença/Corpo de Bombeiros

Normalmente, as prefeituras exigem, para funcionamento da empresa, a competente inspeção e vistoria técnica, bem como o respectivo Alvará de Licença do Corpo de Bombeiros. O empresário deve entrar em contato com o Corpo de Bombeiro do seu município, informar a metragem de área construída e efetuar o pagamento da taxa no banco indicado. Depois, ele deve entregar o formulário no Corpo de Bombeiros devidamente preenchido e anexado ao comprovante de pagamento da taxa pertinente.

OBS.: É bom lembrar que esse procedimento pode variar de acordo com as exigências de cada município.

6º Passo - Alvará de licença e funcionamento

Geralmente, é retirado na Secretaria Municipal de Desenvolvimento Urbano. No entanto, podem haver variações de acordo com a legislação de cada município.

Para requerer Licença para Localização e Funcionamento, o requerente deverá dirigir-se à secretaria competente e apresentar os seguintes documentos:

  • Requerimento "Licença para Localização e Funcionamento e Cadastro, Alteração e Baixa de Pessoa Física e Jurídica".
  • Consulta prévia (PDU).
  • Cópia do Contrato Social ou Declaração de Firma Mercantil Individual ou Estatuto e Ata de Assembléia, registrados em cartório do município ou na Junta Comercial do Estado.
  • Cópia do cartão do CNPJ (Cadastro Nacional Pessoa Jurídica).
  • Cópia do CPF e Carteira de Identidade do Titular ou de cada sócio.
  • Certidão do Corpo de Bombeiros.
  • Nada Consta de Débitos da Pessoa Jurídica.
  • Nada Consta de Débitos do titular ou dos Sócios.
  • Cópia da folha de rosto do carnê do IPTU do imóvel onde a Pessoa Jurídica irá se localizar e funcionar.
  • Requerimento de Alvará Sanitário de atividades de interesse à saúde.
  • Habite-se do imóvel ou Aceitação de Obra ou Certidão Detalhada para as obras concluídas de acordo com o projeto aprovado.

Na secretaria municipal responsável, estes documentos serão protocolados. Deferido o Alvará de Licença, o requerente será comunicado e para recebê-lo pagará uma taxa que varia de acordo com o ramo de atividade e a metragem do estabelecimento.

7º Passo - Certidão negativa de débito para com a Fazenda Pública Estadual - Agência da Receita Estadual (ARE) da Circunscrição do titular ou dos sócios.

É exigida Certidão Negativa de Débito para com a Fazenda Estadual, dentre outros casos, para a inscrição no Cadastro Geral de Contribuintes da Secretaria de Estado da Fazenda.

O requerimento e a Certidão Negativa deverão qualificar o interessado e serão feitos de conformidade com os modelos padronizados pela legislação, cujos formulários poderão ser adquiridos em papelaria e requeridos na ARE da circunscrição onde estão estabelecidos o titular ou os sócios da empresa.

Na hipótese de existência de crédito tributário, que tenha sua exigibilidade suspensa, que seja objeto de pagamento parcelado ou que esteja em curso de cobrança executiva, para a qual tenha sido efetivada a penhora, será expedida Certidão Positiva de Débito para com a Fazenda Pública Estadual, também de conformidade com modelo padrão determinado pela legislação, a qual terá os mesmos efeitos previstos para a Certidão Negativa de Débito.

Geralmente, o prazo para fornecimento da Certidão Negativa (ou Positiva) é de 10 (dez) dias, contados da data do requerimento na repartição fazendária. Seu prazo de validade, ainda que com ressalvas, é de 90 (noventa) dias, a contar da expedição. Mas esses prazos podem variar de Estado para Estado.

8º Passo - Inscrição Estadual/Agência da Receita Estadual (circunscrição do contribuinte)

Como próximo passo para o registro da empresa industrial ou comercial, há a obrigatoriedade de se obter a inscrição no Cadastro Geral de Contribuintes da Secretaria de Estado da Fazenda. A obrigatoriedade de inscrição estadual não aplica-se apenas às empresas industriais e comerciais, mas também aos produtores rurais e às empresas agropecuárias e prestadoras de serviços de transporte, interestadual e intermunicipal, e de comunicação.

9º Passo - Inscrição na Previdência Social/Instituto Nacional de Seguridade Social (INSS)

Toda empresa deve se inscrever no INSS. A matrícula da empresa será feita:

  • Simultaneamente com a inscrição no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ).
  • Ou perante o INSS no prazo de 30 dias contados do início de suas atividades, quando não sujeita à inscrição no CNPJ.

Independentemente do exposto acima, o INSS procederá à matrícula:

  • De ofício, quando ocorrer omissão.
  • De obra de construção civil, mediante comunicação obrigatória do responsável por sua execução, no prazo de 30 dias.

A unidade matriculada perante o INSS, seja por não estar obrigada à inscrição no CNPJ, seja em qualquer caso de ofício ou de obra de construção civil, receberá "Certificado de Matrícula" com número cadastral básico, de caráter permanente.

O não cumprimento da obrigatoriedade de matrícula da empresa perante o INSS, quando não obrigada à inscrição no CNPJ, bem como, em qualquer caso, de obra de construção civil, no prazo de 30 dias, sujeita o responsável a multa de R$ 636,17 a R$ 63.617,35, conforme julgada a gravidade da infração.

O Departamento Nacional de Registro do Comércio (DNRC), por meio das Juntas Comerciais, bem como os Cartórios de Registro Civil de Pessoas Jurídicas, prestarão ao INSS, obrigatoriamente, todas as informações referentes aos atos constitutivos e alterações posteriores, relativos a empresas e entidades neles registradas.

Para fins de fiscalização, o Município, por intermédio do órgão competente, fornecerá ao INSS relação de alvarás para construção civil e documentos de "habite-se" concedidos.

10º Passo - Solicitação de Autorização para Impressão de Documentos Fiscais na Agência de Receita Estadual (circunscrição do contribuinte)

Depois que a empresa estiver formalizada deve retornar a Agência da Receita Estadual, à qual esteja subordinada, para obter a Autorização para Impressão de Documentos Fiscais - AIDF (para confecção de blocos de Notas Fiscais).

11º Passo - Inscrição no Sindicato Patronal

A Empresa deverá se inscrever no sindicato patronal da categoria em que se enquadra o seu ramo de atividade e passar a pagar a Contribuição Sindical Patronal.

Para se informar para qual sindicato sua empresa irá recolher a Contribuição Sindical, procure:

  • Federação das Indústrias do seu Estado, se sua empresa for uma indústria.
  • Federação do Comércio do seu Estado, se sua empresa for um comércio.

Empresas inscritas no Simples:

A Instrução Normativa 250 SRF, de 26/11/2002, no § 70 do artigo 5º, dispõe que as empresas inscritas no Simples estão dispensadas das contribuições instituídas pela União, inclusive as destinadas ao SESC, SESI, SENAC, SEBRAE, e seus congêneres, bem assim as relativas ao Salário-Educação e à Contribuição Sindical Patronal.

Relativamente à Contribuição Sindical Patronal, esse dispositivo é questionável. Isso porque a Contribuição Sindical Patronal não é de competência da União, tampouco direcionada para órgãos sob a sua subordinação.

Além disso, após o advento da Constituição Federal de 1988, ficou proibido a União intervir em questões sindicais. Diante desse fato, é conveniente que as empresas inscritas no Simples consultem a respectiva Entidade Sindical Patronal, a fim de evitarem problemas futuros.

12º Passo - Inspeções, registros e licenças junto a outros órgãos públicos

Em outros órgãos é exigido registro, conforme a atividade e dependendo das características da empresa, como Departamento de Vigilância Sanitária, Secretaria da Saúde, Secretaria de Meio Ambiente, entre outros.